一人事務で引継ぎなしのリアルな体験談！教えてくれる人がいない孤独感の脱却法

一人事務で引継ぎなしの転職。

誰でも不安になりますよね。わからないことばかりなのに聞く人がいない状況は

ストレスとの闘い。一人事務って何するの？引継ぎなしでも大丈夫なのかな？私にできるかな？

不安だらけの一人事務への転職のことを私の体験談交えてお伝えします。

一人事務とは？

一人事務とは、企業や組織内で唯一の事務担当者として働くポジションのこと。

会社に関わる全ての事務業務全般を一人で遂行するので、幅広いスキルを知識が必要です。

一般的には、中小企業に多いポジションです。

営業事務・総務事務・経理事務・庶務などその全ての知識が必要なので柔軟なポテンシャルが

ないといけません。

一人事務の引継ぎなしのリアルな現実

私は10人ほどの会社の一人事務に転職経験があります。

引継ぎといっても1日のみ。もはや顔合わせと会社の概要を聞いただけの引継ぎとは言えない

内容の引継ぎ。初出勤の日は、「私は本当にこの会社でやっていけるのか」という不安しかなく、

夜も全く眠れなかったのを思い出します。

それからの日々。3か月ほどは分からないことが多すぎて何度もくじけそうになりました。

リアルな現実からお話しします。

電話が怖い

まず一番目に怖かったのは電話対応。だれもいない事務所で電話が鳴った時の心臓バクバク感。

電話の対応の中でもまず、誰につなげばよいかがわからないんです。

取引様によって営業担当が割り振られているらしいが毎回、保留にしてパソコンで調べる

の繰り返し。保留が長くて何度も怒られる。

これはひたすら回数を重ねるしかないと割り切っていました。

でも、

メリットもあるんです！

事務所に誰もいないということは、自分の好きな声の大きさで少し敬語が間違えていても、

誰にも何も言われない。これは本当にメリットだと思います。

私は声がけっこう大きくて明るく電話にでてしまうのが癖なんですが、自分らしく電話で

話すことができていました。

考えてみてください。一人事務じゃなかったら？

大勢の先輩や上司がいる事務所でシーンとした雰囲気の中でとる電話ほど嫌なものはありません。

「言葉遣いがおかしい」「抑揚の付け方はもっとこうしたほうがいい」「対応の仕方が違う」

など色々言われます。それに比べたらめっちゃ楽です。

書類がまわってくるけど何の書類かわからない

自分のデスクにどんどん色々な書類が置かれていく毎日。

請求書、納品書、契約書、領収書、稟議書、請書などなど。

「え？私新人なんですけど・・？みんな知ってるよね？わからないことが多すぎるんですけど・・何なの？！」

って心の中で何度思ったことか！

毎日くる郵便物をあけるのが怖かったです。どうやってそれを脱却したか！？

まず基本的なことですが、よくある書類を整理します。

みたいな感じで、書類の「名称」をみてその名称のクリアファイルを作成。

クリアファイルごとにとりあえず、突っ込んでおく。

そこで特に注意していたことは、

期限。

例えば支払期限や返送期限。

期限がせまっているものは優先順位高い書類として付箋をはっておきました。なにせ分からない書類ばかりなので、「誰にきいたらいいの？？」の壁にもぶつかります。

そんな時でも、とりあえず誰かに聞く(笑)

それでもわからないときは、恥を承知で書類に書いてある取引様へ聞く。

といった感じで聞いていました。

そこで’入社したばかりで新人’だということをアピールすると案外優しく教えてくれます。

私の場合、施設関係の契約書の印鑑をどこに押せばよいかわからず、営業さんも外出していて電話も繋がらない。そして即日12：00までに書類を出さないといけないという状況の時も、その技で危機を脱出しました。

こんなことは日常茶飯事です。

私は思うんです。最初は恥と思うかもしれないですが、結果として恥ではないんです。わからないまま書類を返送して間違えていたら、また返送してもらって納期が遅くなる。「この会社の事務員は大丈夫なのか？」と思われて信頼をなくし、仕事がなくなる…よりかは、はるかに効率もいいです。

お電話をすることで入社のご挨拶にもなります。

私は、電話で聞いても不安な書類があるときは、

FAXで事前に送っておいて「これで大丈夫でしょうか？」と取引様に確認してもらってOKが出たら返送していました。

でも滞りなく処理が出来た時や営業さんに後から「助かったよ～」と言われたときはたまらなく嬉しくなります。

会計ソフトの扱いが分からない

経理経験があっても会計ソフトが違えば、仕訳伝票や元帳などの入力の仕方や見方が全然違います。

可能なら入社前に、会計ソフトは何を使っているのか？を聞いておくといいです。

私の場合、弥生会計の経験しかなかったので他のソフトを使用している会社に転職してしまい、

とても苦労しました。

ただ、仕訳伝票の入力はどの会計ソフトでも変わりません。

使用してみて違う点は、先月分の伝票コピーの仕方とか繰り越しの仕方とか試算表の分析方法など・・です。

これもまた結局、触って慣れること！！が一番の近道。

経理初心者あるあるかもしれないですが、

先月分コピーして仕訳伝票を作ったつもりが2重で作成していたとか、コピー元をいじってしまったとか。私も何度も失敗しました。

そこで学んだ方法は、地味ですが月が変わるごとに各勘定科目の「残高をメモしておく」です。本当に初めのうちは、自分が2重で伝票を作成してしまっていることすら気づかないという恐ろしい状況になります。

誰もチェックが入らない一人事務であれば、なおさら経理業務がぐちゃぐちゃになります。

ポイントは、数字が少ないうちに早いうちに間違いを見つけることです。後回しにしていると自分の首をしめることになります。

例えば、普通預金の勘定科目であれば〇/〇までは残高は●●円だった。じゃあ、ズレている日はココだ！みたいな感じ。つまり日にち単位で戻ればいいんです。

地味な作業ですが、誰もおしえてくれないので一人で解決するしかありません。一つ一つ落ち着いて1日ずつを意識しましょう。

勘定科目や仕訳方法で悩むときは、すぐに税理士に助けを求めましょう！一人で悩まなないでくださいね。

会計ソフトの会社に聞いても全然OKです！！

総務業務の多さにくじける

総務業務の多さと奥深さに入社3日目で早々にくじけました。

まず、自分の入社関係の手続きを自分でしなければいけないということです(笑)

社会保険の手続きや住民税の特別徴収の申請や給与計算のこと。

全く無知で入社した私。

まず提出しないといけない書類があることすら知らない状況。

ひたすらネットで調べたり区役所に電話で聞いたりしていました。年末調整の時は最悪で、今まで年末調整をしてもらう側がする側になるという責任感と絶望的な不安感。

その最悪な状況でも、脱却したポイントは、とにかく各部署や役所や社労士（契約している会社は多いと思います）をどんどん頼ること！！

これしかないです(笑)

自分でやるしかないのなら、とことんやりましょう。

総務業務を甘く見ていた私ですが、総務業務ができるようになったころには税金の知識や給与の見方など自分の今後の人生のためになることが勉強ができて本当に為になりました。

メリットしかないじゃん。と今は思えるようになりましたよ。

まとめ

一人事務は怖いとか自分にできるか不安になる気持ちとても分かります。正直、3か月はツライことばかりかもしれません。

でも、4か月を過ぎるころには自分だけでなんとかできる！という感覚を必ず掴むことができます。

一人事務を経験することによって、多岐に渡り事務経験が出来るし会社まるごと任せてもらえる責任が自分の自信につながります。

次に転職するときも、なんでも出来る人と思われて事務職の転職も成功しやすくなるのは間違いありません。

将来の自分の為と思って頑張って取り組んでみてください。